Empfangs- und Pfortendienst
Die Schnittstelle zwischen außen und innen: Besucherempfang, Ausweisvergabe, Anlieferungskontrolle und Telefonzentrale.
- Erster Eindruck und Kontrolle zugleich
- Besetzung nach Ihren Zeiten
- Anlieferungen geregelt
500.000+ m² betreute FlächeDer Empfang ist Visitenkarte und Kontrollpunkt zugleich
Beides muss dieselbe Person leisten – freundlich auftreten und trotzdem konsequent sein.
Wer das Gebäude betritt, bildet sich in den ersten Sekunden ein Urteil. Gleichzeitig entscheidet sich am Empfang, wer überhaupt hineinkommt: Besucher, Lieferanten, Handwerker, Bewerber.
ProExpert stellt Empfangs- und Pfortenpersonal für Gewerbeobjekte – für die Betriebszeiten, im Schichtbetrieb oder nur zu Stoßzeiten. Die Aufgaben werden vorher schriftlich festgelegt, damit Anspruch und Auftreten zusammenpassen.
Der Empfang ist die Stelle, an der ein Unternehmen zum ersten Mal Kontakt hat – mit Besuchern, Bewerbern, Lieferanten und Handwerkern. Gleichzeitig ist es die Stelle, die besetzt sein muss, auch bei Urlaub, Krankheit und in der Mittagspause. Genau daran scheitert die interne Lösung: Eine Person allein kann keine durchgehende Besetzung leisten, zwei sind für die meisten Häuser zu viel.
Über einen Dienstleister bekommen Sie eine durchgehende Besetzung ohne diese Rechnung. Wir stellen die Kraft, die Vertretung und die Einarbeitung; Sie legen fest, was am Empfang passiert: Besucherempfang und -anmeldung, Ausweisvergabe, Telefonzentrale, Post- und Paketannahme, Schlüsselausgabe, Kontrolle von Fremdfirmen. Je nach Haus kommt Sicherheitsaufgabe dazu – dann setzen wir Personal mit der entsprechenden Qualifikation ein.
Was zum Empfangs- und Pfortendienst gehört
Verwaltungsgebäude, Produktionsstandort, Klinik und Gebäude mit mehreren Mietern stellen unterschiedliche Anforderungen an den Empfang.
| Aufgabe | Leistung |
|---|---|
| Besucherempfang | Begrüßung, Anmeldung, Ausweisvergabe, Weiterleitung an den Ansprechpartner |
| Zutrittskontrolle | Führung des Besucherbuchs, Prüfung von Berechtigungen, Ausgabe von Zugangsmitteln |
| Anlieferungen | Annahme, Prüfung der Papiere, Weiterleitung, Koordination von Ladezonen |
| Telefonzentrale | Annahme und Weitervermittlung von Anrufen im vereinbarten Umfang |
| Schlüssel- und Ausweisverwaltung | Ausgabe, Rücknahme und Dokumentation nach Ihrem Verfahren |
| Handwerker und Dienstleister | Anmeldung, Einweisung in Hausregeln, Begleitung bei Bedarf |
| Beobachtung und Meldung | Auffälligkeiten im Eingangsbereich erkennen und nach Meldeplan weitergeben |
Wenn der Empfang auch Sicherheitsaufgaben übernimmt – Zutrittskontrolle, Ausweispflicht, Kontrolle von Fremdfirmen – setzen wir Kräfte mit der erforderlichen Qualifikation nach der Gewerbeordnung ein.
Wie der Dienst aufgesetzt wird
Wo der Empfangsdienst Aufgaben der Zutrittskontrolle übernimmt, gelten die Vorgaben des Bewachungsgewerbes nach §34a Gewerbeordnung. Reine Empfangs- und Serviceaufgaben fallen nicht darunter. Welche Einstufung für Ihre Stelle gilt, klären wir vorher.
- Aufgabenbeschreibung vor Dienstbeginn schriftlich festgelegt
- Besetzungszeiten nach Ihrem Betriebsablauf
- Einheitliches, angemessenes Auftreten
- Einweisung in Hausregeln, Technik und Meldewege
- Feste Personen, die Ihre Abläufe und Stammgäste kennen
- Vertretung bei Urlaub und Krankheit geregelt
- Dokumentation von Besuchern und Anlieferungen
- Kombinierbar mit Objektschutz und Rundgängen
Die Einarbeitung ist bei dieser Leistung der entscheidende Teil. Wer am Empfang sitzt, muss das Haus kennen: Wer sitzt wo, wer darf wohin, wie funktioniert die Telefonanlage, was passiert bei einem Alarm. Wir arbeiten deshalb mit festen Kräften je Objekt und mit Vertretungen, die vorher mitgelaufen sind – nicht mit einem Pool, aus dem jeden Tag jemand anderes kommt.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Immer besetzt
Kein unbesetzter Empfang bei Urlaub, Krankheit oder Mittagspause – die Vertretung ist eingeplant. Auch in Pausen, bei Urlaub und Krankheit – das ist mit einer internen Kraft allein nicht zu leisten.
Kein Einstellungsaufwand
Recruiting, Vertretung und Ausfallmanagement liegen bei uns. Suche, Vertrag, Abrechnung und Ausfallmanagement liegen bei uns.
Erster Eindruck stimmt
Besucher werden empfangen, nicht abgefertigt – und trotzdem wird kontrolliert. Feste Kräfte, die das Haus kennen und Besucher nicht weiterreichen müssen.
Anlieferungen geregelt
Wareneingang und Ladezonen werden koordiniert, statt dass jeder irgendwo hält. Post, Pakete und Fremdfirmen laufen nach einem festgelegten Verfahren statt nach Zuruf.
Entlastung im Haus
Ihre Mitarbeitenden werden nicht ständig für Türöffnen und Weiterleitungen unterbrochen. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht einspringen, wenn der Empfang unbesetzt wäre.
Flexible Zeiten
Ganztägig, nur zu Stoßzeiten oder im Schichtbetrieb – die Besetzung richtet sich nach Bedarf. Von Kernzeiten bis zur durchgehenden Besetzung, auch mit Schichtmodell.
Für welche Objekte
- Bürogebäude mit Publikumsverkehr
- Produktions- und Werksgelände mit Pforte
- Verwaltungsstandorte und Behörden
- Gewerbeparks mit mehreren Mietern
- Logistikzentren mit Anlieferverkehr
- Kliniken und Gesundheitseinrichtungen
- Veranstaltungs- und Tagungshäuser
So läuft die Zusammenarbeit
Für den Start brauchen wir eine Empfangsanweisung: Abläufe, Zuständigkeiten, Telefonliste, Besucherregelung, Verhalten bei Alarm. Wir erstellen sie gern gemeinsam mit Ihnen – in vielen Häusern gibt es sie bis dahin nicht schriftlich.
- Gespräch über die StelleAufgaben, Besetzungszeiten, Anspruch an Auftreten und Sprachkenntnisse.
- Angebot in 24 StundenMit Besetzungsplan, Aufgabenbeschreibung und festem Preis.
- AufgabenbeschreibungWas am Empfang entschieden werden darf und was weitergeleitet wird, steht schriftlich fest.
- Einweisung und StartEinarbeitung am Platz, danach fester Dienst mit geregelter Vertretung.
Häufige Fragen zu Empfangs-
Können Ihre Kräfte auch Aufgaben am Empfang übernehmen?
Ist eine Vertretung bei Ausfall sichergestellt?
Was ist im Preis enthalten und was nicht?
Wie kommen wir wieder aus dem Vertrag, wenn es nicht passt?
Was ist, wenn wir kurzfristig mehr Fläche haben?
Arbeiten Sie außerhalb unserer Arbeitszeiten?
Empfangs- und Pfortendienst in Nordrhein-Westfalen und darüber hinaus
Nordrhein-Westfalen ist unser Kerngebiet. Von Monheim am Rhein aus fahren unsere Teams Objekte in Köln, Essen, Dortmund, Bochum, Duisburg, Wuppertal, Bonn, Leverkusen, Monheim am Rhein und Düsseldorf an. Darüber hinaus sind unsere Teams in Neuss, Krefeld, Solingen, Remscheid, Hagen und Ratingen im Einsatz.
Der Empfang ist der erste Eindruck und muss verlässlich besetzt sein – auch bei Krankheit. Eine Vertretung aus der Region kennt das Haus, die Besucherregeln und die Telefonanlage, statt am ersten Tag alles neu zu lernen.
Anfahrt kostet Zeit, und Zeit steht in jedem Angebot. Weil unsere Teams aus der Region kommen, entfallen Zuschläge für weite Wege. Das macht den Preis nachvollziehbar und den Einsatzplan belastbar.
Empfangsdienst anfragen
Telefonisch unter 02173 264 50 90 oder über das Formular unten.