Ansprechpartner vor Ort
Jedes Objekt bekommt eine feste Objektleitung mit Namen, Durchwahl und Mobilnummer – keine Hotline, kein Ticketsystem, kein wechselnder Kontakt.
- Eine Person statt einer Zentrale
- Benannte Vertretung bei Urlaub
- Auch für mehrere Standorte
Eine Durchwahl, kein TicketsystemEine Person, die Ihr Objekt kennt
Der häufigste Grund, aus dem Unternehmen ihren Dienstleister wechseln, ist nicht die Reinigungsqualität. Es ist die Erreichbarkeit.
Wer schon einmal versucht hat, einem Callcenter zu erklären, dass im dritten Obergeschoss das Papier seit Montag fehlt, kennt das Problem. Bei ProExpert bekommt jedes Objekt eine feste Objektleitung. Eine Person mit Namen, Durchwahl und Mobilnummer, die Ihr Gebäude gesehen hat und weiß, wo der Technikraum liegt.
Diese Person ist Ihr einziger Kontaktweg für alles, was den Auftrag betrifft: Absprachen, Reklamationen, zusätzliche Einsätze, Schlüsselfragen, Urlaubsvertretungen. Sie müssen nicht wissen, wer bei uns intern wofür zuständig ist – das ist unsere Aufgabe.
Die Objektleitung wechselt nicht von Auftrag zu Auftrag. Sie bleibt, solange Sie Kunde sind. Das ist der Unterschied zwischen einem Dienstleister, dem Sie jedes Mal Ihr Gebäude neu erklären, und einem, der es kennt.
Die häufigste Beschwerde über Dienstleister lautet nicht, dass schlecht gearbeitet wurde. Sie lautet, dass niemand erreichbar war. Eine Servicenummer, ein Formular, eine Rückrufzusage – und drei Tage später ist das Problem immer noch da. Genau das wollen wir vermeiden, und deshalb bekommt jedes Objekt eine feste Objektleitung mit Namen, Durchwahl und E-Mail-Adresse.
Diese Person ist nicht nur eine Telefonnummer. Sie war bei der Besichtigung dabei, sie hat das Leistungsverzeichnis mit Ihnen abgestimmt, sie weist das Team ein, sie kontrolliert die Arbeit und sie organisiert die Vertretung, wenn jemand ausfällt. Dadurch muss bei einer Rückfrage nichts erst rekonstruiert werden – die Vorgeschichte ist bekannt, und das ist der Unterschied zwischen einer Klärung in zehn Minuten und einer in zwei Tagen.
Was die Objektleitung für Sie übernimmt
Sechs Dinge, die Sie dadurch nicht mehr selbst organisieren müssen.
Einweisung und Übergabe
Vor dem ersten Einsatz geht die Objektleitung mit Ihnen durch das Gebäude. Zugänge, Schlüssel, Alarmanlage, Sperrzeiten und empfindliche Bereiche werden schriftlich festgehalten, nicht mündlich weitergegeben. Schlüssel, Zutritt, Alarm und Besonderheiten werden vor dem ersten Einsatz schriftlich festgehalten.
Einsatzplanung
Wer wann in Ihrem Objekt arbeitet, steht vorher fest. Bei Umbauten, Messen oder Betriebsferien wird der Plan angepasst, bevor es zum Problem wird. Zeiten, Turnus und Umfang plant die Objektleitung und passt sie an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Ansprechpartner für Ihr Team
Auch Ihre Haustechnik, Ihr Empfang oder Ihre Assistenz kann direkt anrufen. Sie müssen nicht selbst als Übersetzer dazwischenstehen. Auch Ihre Mitarbeitenden können Anliegen direkt melden, ohne den Umweg über die Geschäftsführung.
Reklamationen ohne Umweg
Eine Nachricht genügt. Die Objektleitung klärt den Fall mit dem Team und meldet zurück, was geändert wurde – nicht, dass sie es weitergeleitet hat. Ein Anruf genügt; Nachbesserungen laufen in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.
Vertretung organisieren
Urlaub und Krankheit sind eingeplant. Die Vertretung ist im Objekt eingearbeitet und kennt die Besonderheiten, statt sie am ersten Tag zu lernen. Ausfälle fängt die Objektleitung ab – mit Kräften, die das Objekt bereits kennen.
Zusätzliche Leistungen abstimmen
Wenn kurzfristig eine Sonderreinigung, ein Winterdiensteinsatz oder eine Kleinreparatur dazukommt, läuft das über denselben Kontakt und dieselbe Abrechnung. Sonderreinigungen und weitere Gewerke laufen über dieselbe Stelle, ohne neuen Vertrag.
Wer bei uns wofür zuständig ist
Damit klar ist, an wen Sie sich wenden: Die Übersicht zeigt, welche Frage bei uns wo landet und wer sie beantwortet.
Vier Rollen, aber nur eine Nummer, die Sie sich merken müssen. Die Aufteilung steht im Leistungsverzeichnis, damit auch Ihre Vertretung weiß, wen sie anruft.
| Rolle | Zuständigkeit | Für Sie erreichbar |
|---|---|---|
| Objektleitung | Ihr fester Ansprechpartner. Einweisung, Einsatzplanung, Reklamationen, Vertretungen, Abstimmung zusätzlicher Leistungen. | Direkt, per Durchwahl und Mobilnummer |
| Vorarbeiter im Objekt | Führt das Team vor Ort, verteilt die Aufgaben, kontrolliert das Ergebnis nach jedem Einsatz. | Während der Einsatzzeiten im Gebäude |
| Reinigungsteam | Die Ausführung nach Leistungsverzeichnis. Dieselben Personen, nicht wechselnde Kräfte. | Über Objektleitung und Vorarbeiter |
| Innendienst | Verträge, Rechnungen, Material, Nachweise und Unterlagen. | Telefonisch und per E-Mail |
| Notfallkontakt | Für Wasserschäden, Einbruch, Sturmschäden und alles, was nicht bis zum nächsten Werktag warten kann. | Nach vereinbarter Erreichbarkeitsregelung |
Wenn Sie nicht sicher sind, wer zuständig ist, nehmen Sie die Objektleitung. Sie leitet intern weiter – das ist ausdrücklich Teil ihrer Aufgabe und nicht Ihre.
Die Erreichbarkeitszeiten und die Regelung für Notfälle werden im Vertrag festgehalten. Was dort nicht steht, versprechen wir Ihnen auch nicht.
Mehrere Objekte, mehrere Städte, ein Kontakt
Für Unternehmen mit Niederlassungen ist die Zahl der Ansprechpartner oft das eigentliche Problem.
Wenn acht Standorte von vier Dienstleistern betreut werden, sitzen in Ihrem Haus Menschen, deren Arbeitstag zum Teil daraus besteht, Reinigungsfirmen zu koordinieren. Genau das soll Facility Management abnehmen.
Bei Standortverbünden bündeln wir die Betreuung: Jedes Objekt hat weiterhin seine eigene Objektleitung vor Ort, weil ein Gebäude in Dortmund niemand aus Monheim kennen kann. Darüber liegt eine zentrale Koordination, die Ihr einheitlicher Ansprechpartner für alle Standorte ist – für Standards, Auswertungen und eine gemeinsame Abrechnung.
Sie entscheiden, wie viel Sie davon nutzen. Manche Kunden wollen jeden Standort einzeln steuern, andere nur noch eine Rechnung und einen Quartalsbericht sehen.
- Ein Vertrag statt acht Einzelverträge
- Gleiches Leistungsverzeichnis an jedem Standort
- Eine Sammelrechnung, auf Wunsch nach Kostenstellen getrennt
- Ein Bericht über alle Objekte statt acht Einzelmeldungen
Bei Urlaub oder Krankheit der Objektleitung übernimmt eine benannte Vertretung, die die Objekte kennt – nicht ein beliebiger Kollege. Wer das ist, steht in Ihren Unterlagen, damit Sie im Zweifel nicht suchen müssen. Für Kunden mit mehreren Objekten bleibt dieselbe Objektleitung für alle Standorte zuständig, auch wenn vor Ort verschiedene Teams arbeiten.
So bekommt Ihr Objekt seinen Ansprechpartner
- Besichtigung mit der künftigen ObjektleitungZur kostenlosen Besichtigung kommt nicht nur ein Vertriebsmitarbeiter, sondern die Person, die Ihr Objekt später betreut. Sie sieht Flächen, Zugänge und Problemstellen selbst.
- Angebot mit NamenIm Angebot steht, wer Ihre Objektleitung ist und wie sie erreichbar ist – nicht nur eine Zentrale.
- Übergabegespräch vor dem ersten EinsatzSchlüssel, Codes, Alarmanlage, Sperrzeiten, Entsorgung und die Bereiche, die niemand betreten darf, werden protokolliert und von beiden Seiten unterschrieben.
- Erster Einsatz mit BegleitungDie Objektleitung ist beim ersten Einsatz dabei und weist das Team vor Ort persönlich ein.
- Rückmeldung nach den ersten WochenEin kurzer Termin, um Intervalle, Zeitfenster und Schwerpunkte an die Praxis anzupassen. Danach in vereinbartem Abstand.
Häufige Fragen zu Ansprechpartner vor Ort
Bekommen wir wirklich eine Person oder ein Postfach?
Wechselt der Ansprechpartner häufig?
Wie läuft der Wechsel vom bisherigen Dienstleister?
Wie ist die Vertretung bei Urlaub und Krankheit geregelt?
Wie merken wir, ob die Qualität gehalten wird?
Betreuen Sie auch mehrere Standorte?
Ansprechpartner vor Ort – in NRW und darüber hinaus
Monheim am Rhein liegt so, dass die halbe Region innerhalb einer Fahrstunde liegt. Regelmäßig im Einsatz sind unsere Teams in Köln, Essen, Dortmund, Bochum, Duisburg, Wuppertal, Bonn, Leverkusen, Monheim am Rhein und Düsseldorf. Darüber hinaus sind unsere Teams in Siegburg, Troisdorf, Hennef, Sankt Augustin, Brühl und Bergisch Gladbach im Einsatz.
Ein Ansprechpartner vor Ort ist nur dann einer, wenn er kurzfristig da sein kann. Wir ordnen Objektleitungen nach Entfernung zu, nicht nach Auslastungstabelle – das ist der Grund, warum eine Rückfrage meist am selben Tag im Objekt geklärt wird.
Für Unternehmen mit mehreren Objekten legen wir einen gemeinsamen Zeitplan an: gleiche Standards, gleiche Berichte, ein Termin für die Abstimmung. Was an einem Standort auffällt, fließt in die anderen ein, statt an jedem Ort neu entdeckt zu werden.
Ansprechpartner für Ihr Objekt anfragen
Telefonisch unter 02173 264 50 90 oder über das Formular unten.